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Cómo mantener reuniones eficientes con tu equipo

No hay nada más desesperante que una reunión improductiva. Además de restar tiempo a la realización de tareas importantes, este parón baja tu concentración y no siempre se sale de la conversación con las ideas más claras. Tener encuentros para determinar metas comunes y repartir responsabilidades es importante, pero hay que encontrar un equilibrio para que estas citas no supongan un obstáculo más que una motivación.

Es importante reunir a tu equipo de ventas de vez en cuando para hacer un seguimiento de su cartera, realizar mediciones y plantear nuevos objetivos, pero no conviertas esta cita es una tortura. Aquí tienes algunos consejos para que estos encuentros sean todo un chute de energía para tu negocio inmobiliario.

Puntualidad y al grano

Cíñete a la hora de inicio y de finalización. Es normal que haya una pequeña charla inicial ajena a los negocios, pero no es el lugar para hablar de a dónde se va a ir de vacaciones o qué se ha hecho el fin de semana. El tiempo es oro para tus agentes, así que hay que ser puntual y nada de alargarse innecesariamente porque deben cumplir con su agenda de visitas o con sus llamadas de captación.

Orden del día

Para evitar la incertidumbre, plantea los objetivos que vais a tratar previamente, para que tu equipo tenga tiempo de preparar sus argumentos y sus aportaciones sean más valiosas y orientadas a la resolución de problemas. En la convocatoria por email añade los puntos que se desglosarán durante la reunión para ir a tiro hecho. Cuanto más específico seas con el orden del día, mejor. Incluso, plantea un cronograma que divida el tiempo del encuentro por cada tema.

No al aburrimiento

El éxito de un negocio son sus cifras, pero estos datos puedes adelantarlos para que tu equipo se los mire con antelación y así, en la reunión, se comenten sin empañar el encuentro con duras hojas de cálculo. Del mismo modo que acompañas la convocatoria con los asuntos que se van a discutir, es fundamental que los apoyes con documentación adjunta que ya venga analizada previamente por cada asistente. Ahorrarás mucho tiempo.

Lluvia de ideas

Tu equipo tiene mucho que decir, por eso resulta esencial que les des voz. No debes perder de vista que son tus agentes los que tratan directamente con el cliente, y este debe estar en el centro de tu negocio, así que tus empleados son su altavoz. Debes escuchar a tu equipo porque esta información es clave para la toma de decisiones. Anima a que todos participen, poniendo coto a los monólogos, para que cada uno se exprese de forma equitativa.

Ruegos y preguntas

Reserva siempre unos minutos al final para que tus agentes te planteen dudas, siempre que tengan que ver con el contenido tratado. Si todo el mundo lo tiene demasiado claro, sospecha, ya que las preguntas son síntoma de que tus empleados están plenamente implicados. Para dudas más específicas o que se desvíen del día a día del negocio, por ejemplo, inquietudes sobre nóminas o comisiones, hazlo de forma individualizada fuera de este escenario o, directamente, convoca una reunión exclusiva para plantear soluciones a estas cuestiones.

Próximos pasos

Tras la reunión es importante hacer un resumen de lo que se ha puesto en común de forma sucinta. Este sumario a modo de síntesis debe ser compartido con los asistentes. Gracias a la inteligencia artificial tienes incluso programas muy fáciles de usar que lo hacen por ti, para que no tengas que perder tiempo en escribir un documento desde cero o transcribir el audio de la reunión. Sin embargo, hay que ir un poco más allá y planificar qué acciones se van a llevar a cabo, fijando plazos. De este modo, tu equipo tendrá una hoja de ruta bien compartimentada a la que recurrir para no salirse del camino.

Posibles ajustes

A medida que vayan pasando los meses, quizá veas que no hace falta hacer una reunión diaria de una hora o que es mejor hacerla a primera hora que a última o que a la mayoría le cuadra más hacerla los lunes que los viernes. Estos encuentros están vivos y deben adaptarse a todos, por lo que debes estar atento. Es posible que en determinados momentos haya más carga de trabajo y no sea posible traer a tu equipo a una sala de juntas de forma presencial. Recurrir a las reuniones online quizá sea más cómodo y eficiente.

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